„Die Zukunft hängt davon ab,
was wir heute tun„
– Mahatma Gandhi –
Werte Kunden & Freunde der GNotDS,
verbunden mit einem herzlichen Dank für die vertrauensvolle Zusammenarbeit wünschen wir Ihnen, Ihren Mitarbeitenden und Ihren Familien frohe Weihnachten und besinnliche Feiertage.
Kommen Sie gut in ein gesundes und glückliches neues Jahr.
Herzlichst
Ihr Team der GNotDS
Die Digitalisierung in den Notarbüros wird auch im Jahr 2025 weiter voranschreiten. Geplante Neuerungen, wie z.B. die elektronische Präsenzbeurkundung, werden dem Berufsstand neue Chancen bieten, aber auch vor neue Herausforderungen stellen.
Auch im neuen Jahr sind wir deshalb wieder sehr gerne für Sie da und unterstützen Sie bei allen herausfordernden Themen und Neuerungen.
Eine Neuerung ist die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland.
Aufgrund einer Gesetzesänderung auf europäischer Ebene und Übernahme in nationales Recht erfolgt die Einführung der E-Rechnung für Unternehmer im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) bzw. mit öffentlichen Stellen (B2G).
Das Wachstumschancengesetz tritt zum 01.01.2025 in Kraft. Deutschland folgt damit anderen EU-Mitgliedstaaten und einigen Drittländern, bei denen E-Rechnungen bereits Standard für Abrechnungen im Geschäftsverkehr sind.
Ab diesem Zeitpunkt kann jeder Unternehmer ohne vorherige Zustimmung E-Rechnungen an andere Unternehmer versenden, alle Unternehmer müssen entsprechende E-Rechnungen empfangen können.
Notarinnen und Notare sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Entsprechend müssen sie bei der Rechnungsstellung die Vorgaben des § 14 UStG beachten.
Überblick – Einführung der E-Rechnung
Ab 01.01.2025: E-Rechnungen müssen empfangen werden können. Es gibt keinen Anspruch mehr auf andere Rechnungsformate. Alle Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten können.
Es gibt keine Zustimmungserfordernis zum Erhalt von E-Rechnungen. Das gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.
Ab 01.01.2027: Ab einem Vorjahresumsatz von 800.000 € dürfen nur noch E-Rechnungen versendet werden.
Ab 01.01.2028: Es dürfen ausschließlich nur noch E-Rechnungen versendet werden.
Rechnungsformate werden wie folgt eingeteilt:
E-Rechnungen: strukturierte Daten, wie z.B. XRechnung, ZUGFeRD, EDI etc.
Sonstige Rechnungen: unstrukturierte Daten, wie Papierrechnung, Rechnungen in PDF-/JPEG-/Word-/Excel-Format etc.
Eine PDF-Rechnung ist gemäß der Definition in der EU-Richtlinie 2014/55/EU keine E-Rechnung.
Während Papier- und PDF-Rechnungen bildhafte, für Menschen lesbare Darstellungen zeigen, bildet die ERechnung einen strukturierten Datensatz ab.
Diese Angaben lassen sich durch Standardisierung nach EU-Norm maschinell auslesen und daher sehr leicht digital verarbeiten.
Auch wenn Notarinnen und Notare ab 01.01.2025 erst einmal nur den Empfang von E-Rechnungen sicherzustellen haben, sind bei der Archivierung von E-Rechnungen und sonstigen elektronischen Dokumenten (z.B. Auftragsbestätigungen) spezielle Anforderungen zu beachten.
Die Archivierung ist im Originalformat (d.h. bei E-Rechnungen in elektronischer Form) revisionssicher vorzunehmen.
Ein bloßes Ausdrucken oder simples Abspeichern auf einem lokalen Laufwerk reicht insoweit nicht aus, da eine Unveränderbarkeit sonst nicht gegeben ist.
Stattdessen haben Sie die u.a. die folgenden Optionen für eine revisionssichere Speicherung:
Speicherung in einem Dokumenten-Management-System (DMS). Dieses kann auf dem eigenen Server oder bei Drittanbietern (in der „Cloud“) erfolgen, wenn dabei die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) erfüllt werden.
Brennen der Dateien auf einmal beschreibbaren Datenträgern wie zum Beispiel CD-R, DVD-R, M-Disk). Diese müssen jedoch ebenfalls GoBD-konform sein und u.a. eine zehnjährige Lesbarkeit sicherstellen.
Zum Öffnen und Auslesen der E-Rechnungen empfiehlt das Bundesministerium für Bildung und Forschung das kostenlose Programm „Quba Viewer“.
Diese Anwendung hilft erst einmal die strukturierten Datensätze sicht- und kontrollierbar zu machen – es kann aber keine E-Rechnungen erstellen.
Weitere Informationen können Sie auch folgenden Links entnehmen:
Bundesministerium der Finanzen
Unsere Erreichbarkeit zwischen den Jahren:
Das Büro der GNotDS ist am 24.12.2024 und am 31.12.2024 nicht besetzt.
Wir freuen uns auf ein neues, erfolgreiches Jahr mit Ihnen.
Mit weihnachtlichen Grüßen
Ihr Team der GNotDS