Die Auditierung Ihres Büros
Eine wichtige Dienstleistung der GNotDS ist die regelmäßige Durchführung von Audits. Diese Prüfungen können je nach Bedarf entweder persönlich im Notarbüro oder online per Videokonferenz erfolgen.
Erstaudit
Das Erstaudit ist von grundlegender Bedeutung und wird kurz nach dem Amtsantritt der Notarin oder des Notars vor Ort durchgeführt. Es ermöglicht eine umfassende, individuelle Bestandsaufnahme sowie eine fachkundige Beratung zu den Anforderungen des Datenschutzes und deren effiziente Umsetzung.
Während des gesamten Auditprozesses haben Sie einen festen Ansprechpartner, der auch außerhalb des Audits persönlich erreichbar ist. Der Besuch in Ihrem Büro dient nicht nur dazu, Sie und Ihre Mitarbeitenden persönlich kennenzulernen, sondern fördert auch das Vertrauen und hilft, mögliche Bedenken im Zusammenhang mit dem Datenschutz abzubauen.
Die während unserer Audits gesammelten Erkenntnisse werden persönlich mit Ihnen besprochen, und es werden konkrete Vorschläge zur Verbesserung erarbeitet. Dabei können wir auf unsere umfangreichen Erfahrungen aus anderen Notarbüros zurückgreifen. Die Ergebnisse werden in einem schriftlichen Auditbericht für Sie dokumentiert.
Mitarbeiter-Schulungen
& Sicherung eines hohen Datenschutzniveaus
Ein fester Bestandteil unserer Audits ist die Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Hier vermitteln wir die Grundlagen des Datenschutzes. Dazu gehören auch Handlungsempfehlungen und praktische Tipps zur Vermeidung von Fehlern im Umgang mit personenbezogenen Daten. Gleichzeitig sensibilisieren wir die Teilnehmenden für aktuelle Bedrohungen durch Schadsoftware.
Etwa ein Jahr nach dem ersten Termin ist ein weiterer Vor-Ort-Besuch bei Ihnen vorgesehen. Dabei werden Veränderungen im Büro und der Umsetzungsstand der zuvor besprochenen Empfehlungen überprüft. Auch bei diesem Termin wird eine Schulung der Mitarbeitenden durchgeführt.
Die Aufrechterhaltung eines hervorragenden Datenschutzniveaus ist ein kontinuierlicher Prozess, da sich rechtliche und technische Anforderungen ständig ändern. Daher erfolgen auch nach dem zweiten Audit regelmäßige Überprüfungen des Notarbüros. Diese stellen sicher, dass Ihr Notarbüro immer auf dem neuesten Stand der technologischen und organisatorischen Entwicklungen ist.
Mit der Durchführung der Audits, der detaillierten Dokumentation durch die Auditberichte und der Umsetzung der darin ausgesprochenen Empfehlungen erfüllen die Notarinnen und Notare als Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten gleichzeitig die Anforderungen der DSGVO. Die Einhaltung des Datenschutzes ist auch eine standesrechtliche Verpflichtung für die Notarinnen und Notare. Sowohl die regelmäßigen Audits als auch die Schulungen der Mitarbeiter tragen dazu bei, die von der BNotK erlassenen Verhaltensregeln umzusetzen. Die Auditberichte weisen zudem die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen gegenüber der Datenschutzaufsicht wie auch gegenüber der Dienstaufsicht nach.